Với cách gộp ô Excel thông thường, chỉ có dữ liệu của ô trên cùng bên trái được giữ lại trong khi dữ liệu những ô khác sẽ bị xoá đi. Cùng tìm hiểu cách gộp nhiều ô Excel không bị mất dữ liệu nhé!Những lưu ý khi gộp ô trong Excel:
- Khi gộp ô, chỉ có dữ liệu của ô đầu tiên trên cùng bên trái trong phần bạn chọn là được giữ lại, dữ liệu trong những ô còn lại sẽ bị xóa.
- Trường hợp công cụ Merge & Center có màu xám thì có khả năng những ô bạn chọn đang ở trạng thái chỉnh sửa hoặc đang nhập dữ liệu. Bạn hãy thử nhấn Enter và tiến hành gộp ô lại.
- Trường hợp dữ liệu của bạn đang ở định dạng bảng, bạn sẽ không thể tiến hành gộp ô. Khi đó, bạn hãy tiến hành đổi dữ liệu về dạng số liệu thông thường bằng cách chọn 1 ô trong vùng dữ liệu, tại Table Tools > Design bạn hãy chọn Convert to Range.
- Excel không cung cấp sẵn công cụ giúp bạn chọn lựa riêng giữa các ô đã gộp và ô chưa gộp. Mọi thao tác bạn phải thực hiện thủ công.
1. Cách gộp ô không mất dữ liệu
Sử dụng gộp bằng Justify
Để sử dụng tính năng gộp ô bằng Justify, dữ liệu của bạn cần phải thoả mãn những yêu cầu sau:
- Dữ liệu cần gộp nằm trong cùng một cột.
- Dữ liệu cần gộp phải ở dạng văn bản, dữ liệu dạng số hoặc công thức sẽ không thực hiện được.
- Trong vùng được chọn không được có ô trống.
Bước 1: Chọn tất cả các ô mà bạn muốn gộp.
Bước 2: Tiến hành điều chỉnh độ rộng của cột sao cho chứa hết nội dung của tất cả các ô cần gộp.
Bước 3: Tại tab Home, mục Editing, bạn hãy chọn Fill > Justify. Khi đó, tất cả nội dung của các ô bên dưới sẽ được gộp vào ô trên cùng.
Bước 4: Điều chỉnh lại căn lề và độ rộng của ô cho thích hợp.
Sử dụng Merge Cells for Excel
Ngoài ra, bạn có thể sử dụng công cụ ngoài Merge Cells for Excel để gộp nhiều ô trong Excel mà không làm mất dữ liệu.
Cụ thể hơn, công cụ giúp bạn gộp được cả hàng và cột, đồng thời hỗ trợ đa dạng định dạng dữ liệu, bạn có thể gộp cả ngày tháng và kí tự đặc biệt.
Hơn nữa, công cụ còn cho phép bạn điều chỉnh kết quả mong muốn sau khi gộp, chẳng hạn như bỏ qua ô trống, xuống dòng, hoặc tách các giá trị gộp bằng khoảng cách, dấu phẩy,…
Để gộp ô bằng Merge Cells for Excel, bạn thực hiện theo các bước sau:
Bước 1: Đầu tiên, bạn hãy tải công cụ Merge cells for Excel về tại đây.
- Phiên bản hỗ trợ: Excel dùng Microsoft 365, Excel 2019, Excel 2016, Excel 2013, Excel 2010 (không hỗ trợ Office Insider).
- Hệ điều hành tương thích: Windows 10, 8.1, 8, 7 (không hỗ trợ Windows Insider).
- Mức giá: Miễn phí dùng thử 14 ngày đầu, sau đó trả phí $99 (tương đương khoảng 2.280.000 VNĐ) để sử dụng vĩnh viễn.
Bước 2: Chọn tất cả ô cần gộp.
Bước 3: Tại tab Ablebits Data, chọn Merge Cells. Tại đây, bạn có thể điều chỉnh thông số và tính năng gộp để có kết quả gộp mong muốn.
Gồm có những lựa chọn sau:
- Select your range: Chọn vùng dữ liệu cần gộp.
- How to merge: Chọn cách thức gộp, gồm có: Columns into one (gộp theo chiều ngang tất cả các cột về cột đầu tiên), Rows into one (gộp theo chiều dọc tất cả các hàng về hàng đầu tiên), Cells into one (gộp tất cả dữ liệu về cùng 1 ô).
- Separate values with: Chọn kí tự phân cách giữa các giá trị gộp.
- Place the results to: Chọn vị trí cho kết quả gộp.
- Clear the contents of the selected cells: Dữ liệu của các ô còn lại sau khi gộp sẽ bị xoá.
- Merge all areas in the selection: Ngoài dữ liệu được gộp, các ô cũng sẽ được gộp thành một.
- Skip empty cells: Bỏ qua các ô trống.
- Wrap text: Tự động xuống hàng khi không đủ độ rộng.
Bước 4: Chọn Merge để tiến hành gộp.
Sử dụng hàm Concatenate
Excel cũng có sẵn hàm CONCATENATE để bạn thực hiện gộp ô thủ công.
Cú pháp: =CONCATENATE(text1, text2,…).
Trong đó: text1, text2 có thể là một ô trong bảng tính, hoặc một kí tự ngăn cách như “,” hoặc “:”,…
Ví dụ: =CONCATENATE(A1,”, “,B1) sẽ cho kết quả như sau:
Ngoài ra, bạn cũng có thể dùng trực tiếp cú pháp sau: =[text1]&[text2]&[text3]&…
Ví dụ: =A1&”, “&B1. Kết quả cho ra cũng tương tự như bạn sử dụng hàm CONCATENATE.
Tuy nhiên, hàm CONCATENATE sẽ cho kết quả trong một ô riêng biệt với các ô chứa dữ liệu. Do đó, để gộp các ô trên vào vị trí trên cùng bên trái của dữ liệu gốc, bạn thực hiện như sau:
Bước 1: Copy ô chứa công thức CONCATENATE.
Bước 2: Dán giá trị vừa sao chép vào ô trên cùng bên trái dữ liệu gốc bằng lệnh Paste > Values.
Bước 3: Bôi đen tất cả ô dữ liệu muốn gộp và chọn Merge & Center.
Gộp ô trước khi nhập liệu
Cuối cùng, để có kết quả gộp ô mà không mất dữ liệu, bạn có thể thực hiện thao tác gộp ô trước khi tiến hành nhập dữ liệu.
Cách này tuy đơn giản, nhưng bạn cần xác định trước bố cục trình bày thông tin trong Excel, sau đó mới nhập các dữ liệu mong muốn. Ngoài ra, cách này cũng có nhược điểm là bạn sẽ khó linh hoạt trong việc gộp và tách dữ liệu.
2. Cách tìm ô đã gộp
Để tìm các ô đã gộp trong Excel, bạn hãy thực hiện theo các bước sau:
Bước 1: Nhấn tổ hợp phím Ctrl + F để mở hộp thoại Find and Replace.
Bước 2: Tại tab Find, chọn Options > Format.
Bước 3: Ở hộp thoại Find Format hiện ra, chọn tab Alignment và tick vào mục Merge cells. Nhấn OK để kết thúc.
Bước 4: Nhập nội dung cần tìm vào hộp Find what.
Bước 5: Chọn Find Next để tìm ô đã gộp gần nhất.
Bạn cũng có thể chọn Find All để tìm tất cả. Khi đó, một danh sách những ô thoả mãn giá trị cần tìm sẽ hiển thị giúp bạn di chuyển nhanh giữa các ô.
3. Cách tách ô
Bạn có thể nhanh chóng tách ô vừa gộp bằng cách nhấn tổ hợp phím Ctrl + Z, hoặc chọn công cụ Undo. Thao tác này sẽ giúp ô vừa được gộp trở lại trạng thái trước đó.
Ngoài ra, bạn cũng có thể chọn vào ô đã gộp, sau đó chọn Merge & Center > Unmerge Cells.
Bài viết trên đã hướng dẫn bạn cách gộp ô trong Excel không bị mất dữ liệu, cũng như cách tìm ô đã gộp và tách ô sau khi gộp. Chúc bạn thực hiện thành công.
Theo Điện máy Xanh
